  توافق اكثر صاحبنظران و انديشمندان مديريت بر اين است كه سازمانها براي موفقيت در امور و برآورده ساختن اهداف خود، نيازمند ساختار سازماني قوي و متناسب با اهداف سازمان ميباشند. در اين مقاله به كتابخانة دانشگاهي به عنوان يك سازمان مينگريم و ساختار سازماني آن را مورد بازكاوي قرار ميدهيم.
كتابخانههاي دانشگاهي كه جزئي از ساختار كلي دانشگاه هستند بايد داراي ساختاري باشند كه بتوانند اهداف دانشگاه را برآورده سازند و اين امر در دنياي كنوني كه ما در عصر اطلاعات و دانش قرار داريم و دانشگاهها از سردمداران توليد و اشاعة دانش ميباشند، بيش از پيش نمايان است.
عصري كه در آن زندگي ميكنيم عصر دانش نام دارد و به گفتة «پيتر دراكر» (1) صنايع دانشي اقتصاد را تحت سيطره خود قرار دادهاند و افراد با دانش، جامعه را زير نفوذ خود قرار ميدهند. در عصر دانش، قدرت برتر را در داشتن اطلاعات و دانش ميدانند و هر كس خواهان به دست آوردن اين قدرت ميباشد. اطلاعات يكي از عوامل اصلي و زيربنايي توسعة اجتماعي ـ اقتصادي در هر كشور است و نقش و اهميت آن در روند رشد كشورها بر كسي پوشيده نيست. در چنين عصري دانشگاهها سردمدار پيشرفت و توسعة تحقيقات و توليد دانش هستند و كتابخانههاي دانشگاهي در اين مورد نقش بسزايي را ايفا ميكنند. كتابخانههاي دانشگاهي همواره به عنوان ارائهكنندگان اطلاعات مطرح بودهاند.
با وجود اين كه دربارة كتابخانهها، خصوصاً كتابخانههاي دانشگاهي مطالب زيادي گفته و از جهات متفاوت به آنها پرداخته شده، اما طراحي ساختار كتابخانههاي دانشگاهي از زمينههايي است كه هنوز آنچنان كه شايد، كاويده و شناسانيده نشده است. ضرورت پرداختن به ساختار كتابخانههاي دانشگاهي با توجه به نقش مهمي كه دانشگاههاي امروزي در جامعه ايفا ميكنند، بيشتر نمايان است. در عصري كه سردمداران توليد دانش، دانشگاهها هستند، توجه به كتابخانههاي دانشگاهي به عنوان قلب دانشگاه ضرورت مييابد؛ چرا كه دانشگاهها براي رسيدن به هدف خود احتياج به كتابخانهاي فني و كارآمد دارند.
يكي از مؤلفههاي يك كتابخانه كارآمد، داشتن ساختار متناسب با اهداف مؤسسه مادر (دانشگاه) ميباشد. در كاركرد و اثربخشي سازمانهاي امروزي، طراحي ساختار آنها نقشي برجسته دارد. لذا در اين مقاله به بررسي ساختار سازماني كتابخانههاي دانشگاهي ميپردازيم و آن را مورد بازكاوي قرار ميدهيم. بدين منظور ابتدا به تشريح كتابخانة دانشگاهي پرداخته، سازماندهي را به عنوان يكي از وظايف مديريت شرح داده و ساختار سازماني، ابعاد و تعيينكنندههاي آن و همچنين انواع آن را ذكر كردهايم. در ادامه، ساختار كتابخانههاي دانشگاهي بيان شده و در چارچوب آن به كتابخانة دانشگاهي به عنوان يك سازماني بوروكراتيك نگريسته شده. انواع ساختار كتابخانههاي دانشگاهي ذكر شده و الگوهاي بخشبندي (گروهبندي) سنتي كتابخانههاي دانشگاهي توضيح داده شده و ساختار ماتريسي به عنوان يك ساختار منعطف كه در شرايط متغير و متحول امروزي ميتواند ساختاري كارآمد براي كتابخانههاي دانشگاهي باشد، معرفي شده است. در نهايت ساختار خدماتي تعريف، و بيان شده كه ساختار خدماتي به معناي نوع خاصي از ساختار سازماني نيست، بلكه ساختاري است كه به كلي خدمتگرا ميباشد و بر حسب موقعيت ميتواند ساختارهاي گوناگوني را به خود بگيرد.
كتابخانههاي دانشگاهي
يكي از اركان اساسي جوامع مدرن دانشگاهها هستند. دانشگاهها در جهت رفع مشكلات فرهنگي، اجتماعي، فني، اقتصادي، سياسي و اداري تلاش ميكنند. دانشگاهها از طريق پژوهش، همايشهاي عمومي و ... به حل اين مشكلات مبادرت ميورزند. از اين رو نقشي اساسي در جامعة مدرن دارند. واضح است كه كتابخانة دانشگاه ميتواند در اين زمينه تسهيلات ويژهاي را فراهم آورد و موجبات ترقي عملكردهاي دانشگاه شود. بدين ترتيب هدف اصلي يك كتابخانة دانشگاهي مدرن، مشاركت و فعاليت در امر آموزش است و در اجراي اهداف آموزش عالي نقش اساسي دارد. از آنجا كه كتابخانه در سيستم دانشگاه، وسيلهاي است كه بايد دانشگاه را در رسيدن به هدف كمك كند، پس وجود آن به منظور برآوردن نيازهاي دانشگاه است و مديران و كاركنان كتابخانه بايد اين واقعيت را درك كنند و بپذيرند(كمار، 1991، ص 45).
كتابخانة دانشگاهي عبارت است از كتابخانه يا سيستمي از كتابخانهها كه بوسيلة يك دانشگاه، تأسيس، نگهداري و حمايت ميشود تا نيازهاي اطلاعاتي دانشجويان، دانشكده و استادان را برآورده سازد و برنامههاي خدماتي، پژوهشي و آموزشي آنها را پشتيباني كند (يانگ، 1983، ص 236). فلسفة وجودي اين نوع كتابخانه در دانشگاهها، دانشكدهها، مؤسسات آموزش عالي و دانشسراها كمك به استادان و دانشجويان در پيشبرد كار تحقيق و تدريس است.
در دانشگاههاي امروزي نقش كتابخانه به اندازهاي مهم و برجسته است كه نميتوان دانشگاه بدون كتابخانه را تصور نمود. كتابخانه در ساختار دانشگاهي عاملي بسيار مهم به شمار ميآيد. امروزه دانشگاهها با امكانات و تسهيلات بسيار زياد، دانشجويان متعدد و متنوع به سازمانهاي بزرگ و پيچيدهاي تبديل شدهاند و درصدد هستند تا از اين منابع مادي و معنوي در جهت خدمت به جوامع، حداكثر استفاده را بكنند و يكي از وسايلي كه دانشگاه را در رسيدن به اين هدف ياري ميكند، كتابخانة دانشگاه است (گفاند، 1971، ص 25).
زماني كتابخانة دانشگاهي تنها مخزني براي نگهداري مجموعة كتب تلقي ميشد و در فرآيند آموزش نقش حاشيهاي داشت. با وجود اين، تغييرات مهمي در ديدگاه مسئولين، پژوهشگران، اساتيد و دانشجويان به وجود آمده و اكنون به كتابخانة دانشگاه به عنوان نيرويي فعال در تدريس و پژوهش نگريسته ميشود. در حال حاضر كتابخانه يك بخش ناگسستني از دانشگاه و عامل مهمي در ساختار آن به شمار ميرود و كتابداران اعضاي اصلي جامعه به شمار ميروند (كمار، 1991، ص 45).
مأموريت كتابخانة دانشگاهي بايد منعكسكنندة مأموريت موسسة مادر باشد و مجموعهها و خدمات آن بايد بر طبق مأموريت موسسة مادر، ايجاد و توسعه يابند. معمولاً ماموريت كتابخانه به معناي توصيف رسمي چارچوبي است كه كتابخانه بايد به آن سمت حركت كند و گروههاي استفادهكنندة آن و نوع خدماتي كه ارائه ميدهد بايد مشخص باشند (هنري، 1996، ص 12).
كتابخانة دانشگاهي با ارائة دانش و اطلاعات و از طريق به كار بردن فناوري ارتباطات موثر بايد از آموزش و تحقيق در كل دانشگاه حمايت كند. كتابخانه بوسيله ارتباط با دانشگاه، ملل، مذاهب و شبكههاي بينالمللي اطلاعات، دسترسي به اطلاعات را تسهيل ميكند (ويليامز، 1990، ص 214).
كتابخانه دانشگاهي براي انجام رسالت و رسيدن به ماموريتها و هدفهاي تعيين شده بايد از ساختار مناسب و از انعطافپذيري لازم براي برآوردن نيازها برخوردار باشد. براي بررسي ساختار سازماني، آشنايي با مفاهيم اولية سازماندهي و ساختار سازماني ضروري به نظر ميرسد؛ لذا ابتدا براي برانگيختن و آماده كردن ذهن، سازماندهي را شرح ميدهيم و ساختار سازماني را تعريف ميكنيم.
سازماندهي
صاحبنظران مديريت و كساني كه مديريت را تعريف كردهاند در تعاريف خود به يك سلسله وظايف مديريت اشاره كردهاند كه هر مديري در انجام وظيفه خود، بايد آنها را انجام دهد. نويسندگان و عالمان اين رشته بنا بر نگرش و تخصصهاي خود، هر كدام به نحوي با اين وظايف برخورد نمودهاند. بعضي از آنها بر وظايف خاصي تكيه كردهاند و برخي وظايف كلي را براي مديريت در نظر گرفتهاند. از ديدگاه «گيوليك» و «اورويك» (2) وظايف مدير عبارتاند از برنامهريزي، سازماندهي، بسيج منابع و امكانات، جهتدهي، هماهنگي، گزارشدهي و بودجهبندي. اما آنچه كه بيشتر صاحبنظران مديريت بر روي آن توافق دارند اين است كه وظايف مدير شامل چهار وظيفه ـ برنامهريزي و تصميمگيري، سازماندهي، جهتدهي (رهبري)، و كنترل ـ ميباشد و مدير با انجام اين وظايف براي رسيدن به اهداف سازماني تلاش ميكند.
براي موفقيت سازمان، نياز به سازماندهي ضرورت مييابد. يك مدير بايد سيستم سازماني را براي اجراي برنامهها طراحي و ايجاد كند. سازماندهي، فرايند تفويض و هماهنگي وظايف و منابع براي رسيدن به اهداف ميباشد (لوسيه، 1997، ص 10). سازماندهي را شناسايي و طبقهبندي فعاليتهاي مورد نياز، گروهبندي فعاليتهاي ضروري در اهداف قابل حصول، اختصاص گروهي از فعاليتها به يك مدير و تفويض اختيار به او براي سرپرستي آنها و فراهم كردن هماهنگي افقي و عمودي در ساختار سازماني تعريف ميكنند (كونتس، 1990، ص 208). سازماندهي فرايند اطمينان يافتن از وجود منابع ضروري فيزيكي و انساني براي انجام برنامهها و رسيدن به اهداف سازماني، و نيز شامل مشخص كردن فعاليتها، تقسيم كار به شغلها و وظايف مشخص، و شناسايي روابط اختياري ميان گروهها و اشخاص ميباشد. جنبة ديگر سازماندهي، گروهبندي فعاليتها در داخل بخشها است (دابرين، 1990، ص 15).
عصر ما عصر سازمانهاي بزرگ و پيچيده است و مدير امروز بايد از چگونگي سازماندهي و نحوة ايجاد اين سازمانها و اصلاح و تغيير آنها آگاه باشد. براي نيل به هدفها، سازماندهي گامي ضروري است و به كمك سازماندهي است كه هدف كلي و مأموريت اصلي سازمان در قالب هدفهاي جزئيتر و وظايف واحدها شكسته ميشود و تحقق آن ميسر ميگردد. در سازماندهي، وظايف و اختيارات و مسئوليتهاي واحدها و سِمَتها مشخص، و نحوة هماهنگي و ارتباط بين آنها معين ميشود. سازماندهي فعاليت مستمر و مداومي است كه مدير همواره با آن روبرو است و منحصر به طراحي سازمان در ابتداي آن نميشود.
ساختار سازماني
ساختار سازماني چهارچوب روابط حاكم بر مشاغل، سيستمها و فرايندهاي عملياتي و افراد و گروههايي است كه براي نيل به هدف تلاش ميكنند (بارني و گريفين، 1992، ص 315). ساختار سازماني عبارت از مجموعه راههايي است كه كار را به وظايف مشخص تقسيم ميكنند و هماهنگي ميان آنها را فراهم ميآورند. (مينتسبرگ، 1979، ص 2). ساختار، توزيع قدرت در سازمان را نشان ميدهد و صرفاً يك سازوكار هماهنگي نيست، بلكه فرايندهاي سازماني را تحت تأثير قرار ميدهد. ساختار سازماني به الگوهاي روابط دروني سازمان، اختيار و ارتباطات دلالت دارد (فردريكسن، 1986، 282) و روابط گزارشدهي، كانالهاي ارتباط رسمي، تعيين مسئوليت و تفويض اختيار تصميمگيري را روشن ميسازد (هاج و آنتوني، 1991، ص 303). بوسيله ساختار سازماني، عمليات و فعاليتهاي داخل سازمان آرايش مييابد و خطوط مسئوليت و اختيار مشخص ميشود.
ساختار به مديران نشان ميدهد كه مسئول سرپرستي چه كساني هستند و به كاركنان، مديراني را ميشناساند كه از آنها آموزش و دستور ميگيرند. كمك به جريان اطلاعات نيز از تسهيلاتي است كه ساختار براي سازمان فراهم ميكند (آرنولد و فلدمن، 1986، ص 241). ساختار سازماني بايد توان تسريع و تسهيل در تصميمگيري، واكنش مناسب به محيط و حل تعارضات بين واحدها را داشته باشد. ارتباط بين اركان اصلي سازمان و هماهنگي بين فعاليتهاي آن و بيان ارتباطات درون سازماني از نظر گزارشدهي و گزارشگيري، از وظايف ساختار سازماني است (دفت، 1991، ص 210). اگرچه مفهوم ساختار سازماني يك حقيقت است و بر هر كسي در سازمان اثر ميگذارد و همه به نوعي با آن سروكار دارند، ولي كم و بيش مفهومي انتزاعي است (كاست و روزنويگ، 1985، ص 234).
بين ساختار سازماني و نمودار سازماني تمايز قايل ميشوند. ساختار سازماني كه مفهوم كليتري است، با نمودار سازماني نشان داده ميشود (همانجا، ص 115). در نمودار سازماني، روابط اختيار، كانالهاي ارتباط رسمي، گروههاي كاري رسمي و خطوط رسمي پاسخگويي نمايان است (هاج و آنتوني، 1991، ص 290). بنابراين ميتوان گفت كه ساختار، آيينه تمام نماي قواعد، مقررات، رويهها، استانداردها، جايگاه تصميمگيري، نحوة ارتباطات، تفكيك بخشها و مشاغل و تلفيق آنها، و سلسله مراتب اختيارات است. مفهوم نسبتاً ساده و ملموس ساختار، به شكل نمودار سازماني نمايان ميشود كه يك نماد قابل رؤيت از كل فعاليتها، شيوههاي ارتباطي و فرآيندهاي سازماني است. پس ميتوان اين گونه استدلال كرد كه نمودار سازماني، تلخيص و تجريدي از واقعيت ساختار سازماني است.
ابعاد ساختار سازماني
در تعيين ابعاد ساختاري، عوامل زيادي را برشمردهاند و اين عوامل با توجه به ديد و نگرش انديشمندان داراي تنوع زيادي است. شايد اگر محققين در نظر بگيرند كه چرا عواملي كه برميشمارند، جزو ابعاد ساختاري است، از تنوع و تعدد اين ابعاد كاسته شود (بلكبرن، 1982، ص 59). از جملة اين عوامل ميتوان به اجزاي اداري، استقلال، تمركز، پيچيدگي، تفويض اختيار، تفكيك، رسميت، تلفيق، حرفهاي گرايي، حيطة نظارت، تخصصگرايي، استانداردسازي و تعداد سطوح سلسله مراتب عمودي اشاره كرد (رابينز، 1987، ص 54) كه اكثر نظريهپردازان سازماني از ميان آنها در سه بعد تمركز، رسميت و پيچيدگي اتفاقنظر دارند (فراي و اسلوكام، 1984، ص 225). ابعاد ساختاري بيانگر ويژگيهاي دروني سازمان هستند و شدت يا ضعف هر كدام از اين سه بُعد در شكلگيري كلي ساختار سازماني مؤثر است. لازم به ذكر است كه اين عوامل بطور مستقيم يا غيرمستقيم در اين سه بُعد مستتر هستند و عدم توافق انديشمندان بر روي اين عوامل، از نحوه تعاريف عملياتي آنان سرچشمه ميگيرد.
الف) پيچيدگي
پيچيدگي درجهاي از تخصصي كردن افراد بر حسب تخصص شغلي در داخل سازمان است (فراي و اسلوكام، 1984، ص 226) و ممكن است با تعداد مكانهايي كه كار در آنجا انجام ميشود، تعداد مشاغلي كه انجام ميشود و تعداد سلسله مراتبي كه وظايف مختلف را انجام ميدهند، تعريف و اندازهگيري شود.
سازماني كه به طور همزمان داراي سطوح سلسله مراتب زياد (تفكيك عمودي)، حيطه نظارت گسترده (تفكيك افقي) و مكانهاي جغرافيايي چندگانه باشد، بسيار پيچيده است.
الف.1) تفكيك افقي (3) : بر تفكيك بين واحدها براساس افراد، كاري كه انجام ميدهند و تحصيلات و آموزشي كه دارند، دلالت ميكند. وقتي سازمان به دانش و مهارتهاي تخصصي زيادي نياز دارد، پيچيدگي افزايش مييابد، ارتباطات بين افراد مشكل ميگردد و هماهنگي مشكلتر ميشود. تخصصي كردن مشاغل اين معضل را شدت ميبخشد. دو نوع شناخته شده از تفكيك افقي، تخصصگرايي و تقسيم سازمان به بخشهاي مختلف است كه افزايش هر كدام موجب افزايش پيچيدگي ميشود (رابينز، 1987، ص 58ـ56)
الف.2) تفكيك عمودي (4) : بر عمق ساختار دلالت دارد و افزايش اين نوع تفكيك، تعداد سطوح سلسله مراتب را افزايش ميدهد. سلسله مراتب زياد، فاصله بين مديريت عالي با عمليات واقعي و همچنين تحريف ارتباطات را افزايش ميدهد و هماهنگي بين تصميمات كاركنان مديريتي و نظارت بر عمليات را براي مديريت عالي مشكل ميسازد. تفكيك افقي و عمودي وابسته به هم هستند، افزايش تخصصگرايي وظايف هماهنگي را افزايش ميدهد و افزايش نياز به هماهنگي، موجب تفكيك عمودي ميشود (رابينز، 1987، ص 58ـ56).
الف.3) تفكيك جغرافيايي (5) : با استقرار بخشهاي مختلف در نواحي جغرافيايي مختلف، پيچيدگي افزايش مييابد. تفكيك جغرافيايي به پراكندگي ادارات، كارخانهها و كاركنان سازمان در مناطق جغرافيايي مختلف اشاره دارد. تفكيك جغرافيايي، تفكيك افقي و عمودي را گسترش ميدهد. يك سازمان وقتي واحد توليد و بازاريابي را از هم تفكيك ميكند، ممكن است اين واحد بازاريابي در چند ناحية جغرافيايي فعاليت كند كه موجب پيچيدهتر شدن سازمان ميشود.
ب) رسميت
رسميت (6) اندازهاي از مكتوب بودن مقررات، قوانين، رويهها، توصيههاي آموزشي و ارتباطات در سازمان است، به جاي اين كه شفاهي باشند (مارش و ماناري، 1981، ص 50). رسميت يكي از جنبههاي مهم ساختار سازماني است، تا جايي كه عدهاي ساختار سازماني را چهارچوب سازمان، مقررات تعامل، ابزار كنترل و رويههاي انجام كار ميدانند (ويلموت، 1981، ص 427).
رسميت به درجة استاندارد بودن كارها در سازمان اشاره دارد. اگر رسميت زياد باشد، متصدي شغل اختيار كمي در چگونگي انجام كار دارد. رسميت ممكن است به صورت صريح و روشن بيان شود يا اينكه ضمني باشد؛ يعني هم ميتواند بصورت مكتوب باشد و هم اين كه شامل ادراك كاركنان از مقررات نيز باشد، ولي نوع مكتوب آن مورد تأكيد سازمان است. مشاغل ساده و تكراري و يكنواخت، بالقوه پذيراي درجة بالايي از رسميت هستند؛ در مقابل مشاغلي كه به مهارتهاي چندگانه نياز دارند رسميت كمي دارند. وكلاي دادگستري، مهندسين، كاركنان اجتماعي، و كتابداران از آن جملهاند. رسميت از سطحي به سطح ديگر نيز متفاوت است. كاركنان سطوح بالا كه با كارهاي غير برنامهريزي شده سروكار دارند داراي رسميت كمي هستند؛ در مقابل، كاركنان در سطح پايين و در قسمت توليد داراي رسميت زيادي هستند (رابينز، 1987، ص 67ـ64).
ج) تمركز
تمركز (7) به درجة خشكي در تصميمگيري و ارزيابي فعاليتها بصورت متمركز (فردريكسن، 1986، ص 282) و به درجة متمركز بودن تمصميات در يك نقطه از سازمان اشاره دارد (رابينز، 1987، ص 73). تمركز به توزيع اختيار در سازمان برميگردد و تعيين ميكند كه چه كسي حق تصميمگيري دارد (فراي و اسلوكام، 1984، ص 225). اختيار يك حق ذاتي در سِمَتهاي مديريتي است كه بر مبناي آن دستورهايي صادر ميكنند و انتظار دارند كه از دستور صادره اطاعت شود (رابينز، 1987، ص 73).
تمركز با تفويض اختيار رابطه معكوس دارد. اگر تفويض اختيار بيشتري صورت گيرد، حالت مقابل تمركز، يعني عدم تمركز رخ ميدهد. در اين صورت، نقطة تصميمگيري در سطوح پايين سازمان است.
تعيينكنندههاي ساختار
نگرش اقتصايي كه يك تفكر غالب در تئوري سازمان است، بر اين نكته تأكيد دارد كه اعتبار، اثربخشي، كارآيي و بهرهوري ساختار سازماني به عوامل اقتضايي ـ راهبرد، فناوري، محيط و طرح سازماني بستگي دارد. بايد توجه داشت كه آنچه امروز يك عامل مهم اقتضايي براي سازمان تلقي ميشود، در آينده ممكن است با عامل ديگري جايگزين شود و يك ساختار سازماني اثربخش و كارا بايد بتواند بين سازگاري داخلي (رسميت، تمركز، پيچيدگي) و سازگاري خارجي (اندازه، فناوري، راهبرد، محيط) سازمان تعادل برقرار كند. توجه به عوامل اقتضايي در محيط متلاطم امروزي امري حياتي است و در مواردي بقاي سازمان را رقم ميزند. از اين رو ساختار بايد با در نظر داشتن اين عوامل طراحي شود تا زمينة تحقق اهداف و راهبردهاي سازمان را فراهم كند (بليغ و ديگران، 1996، ص 1650).
الف) راهبرد
راهبرد (8) را ميتوان فرآيند تعيين اهداف بنيادي بلندمدت، اتخاذ شيوة كار و تخصيص منابع لازم براي تحقق اين اهداف تعريف كرد (رابينز، 1987، ص 86). راهبرد به معناي اعمالي است كه سازمان براي پاسخ يا پيشبيني تغييرات محيط خارجي طراحي ميكند (هارويتس و نويل، 1996، ص 483). نخستين بار در مفروضات اقتصاد كلاسيك بود كه پذيرش اهداف و راهبرد به عنوان عوامل تعيينكنندة ساختار سازماني مطرح گرديد. به اعتقاد «پيتر دراكر»، ساختار وسيلهاي است براي حصول اهداف بلندمدت و كوتاهمدت سازمان؛ از اين رو هر نوع بحث و بررسي دربارة ساختار بايد با اهداف و راهبرد آغاز گردد (رابينز، 1987، ص 86) .
از مهمترين تحقيقاتي كه در رابطه با تأثير راهبرد بر ساختار صورت گرفته ميتوان به تحقيقات «چندلر» (9) در اوايل دهة 1960 و تحقيقات «مايلز و اسنو» (10) اشاره كرد (رابينز، 1987، ص 88).
ب) اندازة سازمان
اندازه يكي از عوامل اثرگذار بر روي ساختار سازمان و فرآيندهاي آن است. در مورد رابطة بين اندازه با ساختار، نظرات متفاوتي ارائه شده؛ عدهاي آن را از علل ساختار و بعضي نتيجة ساختار ميدانند. ولي مسلم است كه اندازه يكي از عوامل اثرگذار بر ساختار در كنار ساير عوامل ميباشد (آرنولد، فلدمن، 1986، ص 361). يكي از مباحث بسيار جدي دربارة اهميت اندازة سازمان به عنوان عامل تعيينكننده در ساختار سازماني را «پيتر بلاو» (11) مطرح كرده است. وي براساس تحقيقاتش دربارة مؤسسات دولتي، دانشگاهها و فروشگاهها دريافت كه اندازة سازمان مهمترين عامل مؤثر بر ساختار سازمانها است (رابينز، 1987، ص 106).
از كساني كه به تعيينكننده بودن اندازة سازمان ايراد ميگيرند ميتوان به «كريس آرجريس» (12) ، «ميهيو» (13) ، «آلدريش» (14) و «هال» (15) اشاره نمود (رابينز، 1987، ص 108 و 110).
ج) فناوري
فناوري به اطلاعات، تجهيزات، فنون و فرآيندهاي لازم براي تبديل نهادهها به ستادهها اطلاق ميشود (رابينز، 1987، ص 125).
مطالعات نشان ميدهند كه فناوري بر روي كاركنان سازمان، وظايف، طراحي سيستمهاي كنترل، هزينهها و دستمزدها، تفكيك مديريت از مالكيت، حيطة نظارت مديران و ساختار سازمان بطور كلي تأثير دارد (سينق، 1986، ص 800). مطالعات متعددي دربارة تأثير فناوري بر ساختار صورت گرفته كه ميتوان به تحقيقات «وودوارد» (16) در اواسط دهة 1960،«چارلز پرو» (17) و «تامسون» (18) اشاره كرد.
د) محيط
محيط به معناي عوامل خارج از سازمان است كه اثربخشي عمليات روزمره و رشد بلندمدت سازمان را تحت تأثير قرار ميدهند و سازمان كنترل كمي روي آنها دارد يا اين كه اصلاً آن عوامل قابل كنترل بوسيله سازمان نيستند (آرنولد و فلدمن، 1986، ص 284). دربارة تأثيرات محيط بر روي ساختار، مطالعاتي صورت گرفته كه ميتوان به تحقيقات «برنز و استاكر» (19) ، «امري و تريست» (20) و «لارنس و لورش» (21) اشاره نمود.
ه) قدرت ـ كنترل:
تاكنون به راهبرد، اندازه، فناوري و محيط به عنوان عوامل تعيينكنندة مستقل ساختار سازماني اشاره شد؛ اما مسلم است كه هيچيك از اين متغيرهاي اقتضايي، به طور كامل تعيينكنندة ساختار نيستند و هر كدام از آنها در تشريح بخشي از ساختار، نقش دارند. در بهترين شرايط، اين عوامل چهارگانه فقط پنجاه تا شصت درصد تغييرپذيري در ساختار را تشريح ميكنند. ديدگاه قدرت ـ كنترل (22) مطرح ميكند كه قدرت و كنترل ميتواند آنچه را كه مبهم مانده به نحوي شايسته تبيين و تشريح نمايد. براساس اين ديدگاه، در هر زمان ساختار يك سازمان تا حد زيادي نتيجة اقدامات صاحبان قدرت آن سازمان در انتخاب ساختاري است كه ميخواهند به مدد آن، كنترل خود را حداكثر سازند (رابينز، 1987).
انواع ساختار سازماني
در يك طبقهبندي كلي، سازمانها را به دو نوع سازمانهاي با ساختار مكانيكي و سازمانهاي با ساختار ارگانيكي تقسيم ميكنند.
ساختار مكانيكي
ساختار مكانيكي (23) با ويژگيهايي نظير پيچيدگي و رسميت زياد و تمركزگرايي شناخته ميشود. چنين ساختارهايي با وظايف يكنواخت مناسبت دارند و بر رفتارهاي برنامهريزي شده متكياند و در واكنش به رويدادهاي پيشبيني نشده، نسبتاً كند عمل ميكنند (رابينز، 1987، ص 154).
در ساختار مكانيكي تصميمات در مورد تمامي ساخت سازماني و امور فني آن، بدون كسب تكليف از رهبران يا صاحبان قدرت اتخاذ ميشود و حوزة قدرت و اختيارات هر واحد سازمان، معين است. همچنين براي اطمينان از انجام منظم و مداوم وظايف و مسووليتها، مقررات و آييننامههايي تدوين ميشود. تصميمات ممكن است در سطوح بالاتر سازماني اتخاذ شوند. اشخاصي كه به تصدي شغلي گمارده ميشوند بايد آموزشهاي شغلي را ديده و تخصص لازم را داشته باشند. فعاليت رسمي سازمان بيشترين اهميت را دارد و مديريت از مقررات و خطمشيها، رويهها و آييننامههاي حاكم بر سازمان تبعيت ميكند. طرحهاي سازماني مكانيكي و بوروكراتيك از جمله طرحهايي هستند كه براي شرايط قابل پيشبيني مناسباند و تا زماني كه وقايع و امور مختلف، آشنا و تكراري باشند، اين گونه ساختهاي سازماني هم بسيار مناسباند (هيك و گولت، 1987، ص 338).
ساختار ارگانيكي
ساختار ارگانيكي (24) نسبتاً منعطف و انطباقپذير است و بجاي ارتباطات عمودي بر ارتباطات موازي تأكيد دارد و نفوذ در آن به جاي اين كه بر مبناي اختيارات ناشي از پست سازماني باشد، براساس مهارت و دانش صورت ميگيرد. مسئوليتها به جاي اين كه صرفاً براساس شرح شغل باشد، بصورتي انعطافپذير تعريف شده و تأكيد به جاي اين كه بر صدور دستور باشد، بر مبادلة اطلاعات است (رابينز، 1987، ص 154).
ويژگيهاي اساسي ساختار سازماني «ارگانيكي» عبارتاند از: وجود اختيارات غيرمتمركز، وجود قوانين و مقررات كمتر، غيررسمي بودن تعاريف مشاغل، تأكيد بيشتر بر انعطاف، تطبيق با محيط، شبكة ارتباطات شخصي و غيررسمي، و همچنين توجه بيشتر به خود كنترلي به جاي اعمال كنترل از طريق سلسله مراتب (چاندان، 1987، ص 120). به اعتقاد «برنز و استاكر» (25) مؤثرترين ساختار، ساختاري است كه خود را با الزامات محيط انطباق دهد؛ يعني ساختار مكانيكي در يك محيط با ثبات و مطمئن قابل استفاده است و ساختار ارگانيكي در يك محيط متلاطم و داراي تغيير زياد به كار ميرود (رابينز، 1987، ص 154).
در يك تقسيمبندي ديگر «هنري مينتزبرگ» ساختار سازماني را بر مبناي بخشهاي اصلي سازمان طبقهبندي كرده كه عبارتاند از ساختار ساده، بوروكراسي ماشيني، بوروكراسي حرفهاي، ساختار بخشي، ادهوكراسي، ساختارهاي ايدئولوژيكي و ساختار سياسي (منيتزبرگ، 1999).
ساختار
سازماني كتابخانههاي دانشگاهي
كتابخانة سازماني به مثابه يك سازمان بوروكراتيك
همه سازمانها شبيه به هماند و در عين حال كه شبيه هستند، متفاوت نيز ميباشند. شبيه به اين خاطر كه انسانها به خاطر هدف مشتركي در آنجا كار ميكنند و براي رسيدن به هدف مشتركشان تلاش و كوشش ميكنند و از اين جهت متفاوت هستند كه نه اهداف و نه انسانها، هيچكدام مشابه هم نيستند. هر سازماني شخصيت و ويژگيهاي مربوط به خودش را دارد.
حال سؤالي كه در اينجا مطرح ميشود اين است كه آيا كتابخانه نيز نوعي سازمان است و آيا ميشود كتابخانه را يك سازمان تلقي نمود و آيا خصوصياتي را كه سازمانها دارند كتابخانهها نيز دارا ميباشند؟ در پاسخ به اين سؤالات بايد گفت كه اكثر ويژگيهاي سازماني و مشخصاتي كه سازمانها دارند در كتابخانهها نيز موجودند. اينها اساساً سازمانهاي سلسله مراتبي هستند و بر مبناي اصول سلسله مراتب سازمانها اداره ميشوند؛ كارها به صورت تخصصي شده تقسيم و واگذار ميشوند و واحدهايي را شبيه سازمانهاي ديگر بوجود ميآورند. كاركنان ستادي در كنار كاركنان صفي وجود دارند، هماهنگي هدفمند است و داراي مكانيزمهاي هماهنگي خاص خود ميباشند (مارتين، 1996، ص 11) و در زمرة سازمانهاي خدماتي قرار دارند.
كتابخانههاي دانشگاهي داراي خصوصياتي هستند كه به آنها ساختار خاصي ميدهد. كتابخانههاي دانشگاهي با مقرراتي محدود ميشوند و از نظر فنون كتابداري قواعدي وجود دارند كه بايد رعايت گردند. به عنوان مثال در مورد فهرستنويسي و ردهبندي، اصولي هستند كه دقيقاً بايد رعايت شوند و اين قواعد حتي ممكن است در كليه كتابخانههاي دانشگاهي رعايت گردند. علاوه بر اين، روشهايي كه كتابخانه براي ارائة خدمات از آنها استفاده ميكند تابع اصولي است كه از قبل مشخص شده و براساس زمانسنجي و كارسنجي دقيق تدوين شدهاند.
كتابخانههاي دانشگاهي با توجه به مراجعهكننده، نحوة استفاده و مدت استفاده از خدمات، قوانين و مقرراتي را براي عملكرد بهتر و استفادة بهينه از منابع وضع ميكنند كه در صورت اجراي درست آنها، هماهنگي تضمين ميگردد.
كتابخانة دانشگاهي داراي قلمرو خاصي است و به گروه خاصي خدمات ميدهد. از سوي ديگر در اين نوع كتابخانه، سلسله مراتب خاصي نيز مشاهده ميشود: گروهي از افراد يافت ميشوند كه در سطح بالاي سازمان قرار دارند، افرادي در ردة مياني در تصميمگيريها مشاركت ميكنند و تعدادي از كاركنان كتابخانه نيز در سطوح پايين سلسله مراتب به انجام كارهايشان مشغولند. همچنين تقسيم كار در بين كاركنان كتابخانه صورت ميگيرد و هر فرد مسئول انجام كار خاصي ميباشد كه ميتوان به بخشهاي فهرستنويسي، ردهبندي، نمايهسازي، امانت مرجع و... اشاره نمود.
براي ارائة خدمات مطلوبتر، به مهارتها و تخصصهاي گوناگوني نياز است كه از عهدة هر كسي بر نميآيد و براي انجام مؤثر و كارآمد آن، آموزش و ديدن دورههايي لازم ميباشد و بدين منظور بايد براي اجراي موفقيتآميز كار، در استخدامها به صلاحيت و شايستگي لازم توجه كرد.
با توجه به توضيحاتي كه دربارة ساختار كتابخانههاي دانشگاهي ذكر گرديد به اين نتيجه ميرسيم كه ساختار كتابخانههاي دانشگاهي معمولاً از ساختاري ديوان سالارانه تبعيت ميكند و گرايش به سمت ديوانسالاري دارد. ولي اين امر مانع از آن نميشود كه ما در جستجوي ساختارهاي كارآمد ديگر براي كتابخانههاي دانشگاهي باشيم.
انواع ساختار سازماني
در طراحي ساختار سازماني براي كتابخانههاي دانشگاهي دو سؤال اساسي مطرح ميشود:
1ـ آيا كتابخانة دانشگاهي ميتواند با ساختار سازماني موجود به محيط متغير و نوظهور پاسخ مناسب بدهد؟
2ـ اگر جواب «نه» باشد، مدلهاي ساختاري جديد كه بتوانند با تحولات محيطي برخورد مناسب كنند، كداماند؟
تغييرات و تلاطم محيطي، پيوسته به ما گوشزد ميكند كه ساختار سازماني بايد تغيير كند؛ ولي آيا مدلهاي جديد مؤثر خواهند بود؟ براي پاسخ به سؤالات فوق، ابتدا انواع ساختاري را كه در كتابخانههاي دانشگاهي معمول است مورد بررسي قرار ميدهيم.
ساختار سازماني حاصل دو فرايند است: يكي فرايند تفكيك (تقسيم كار) كه سازمان براي پاسخگويي به وظايف مختلف به قسمتهاي مختلف تقسيم ميشود. دومين فرايند ادغام ناميده ميشود و هماهنگي بين بخشها را محقق ميسازد. با آن كه كل ساختار سازماني به تفكيك و ادغام وابسته است، معمولاً تنها گروهبندي است كه در نمودار سازماني منعكس ميشود.
با نگاهي به متون سازماني كتابخانههاي دانشگاهي متوجه ميشويم كه همانند اكثر سازمانهاي بزرگ و پيچيده ساختار مسلط در كتابخانههاي دانشگاهي، ساختار سلسله مراتبي بر مبناي وظيفه ميباشد. در ساختار سازماني بر مبناي وظيفه، ادارهكنندگان كتابخانه سبكهاي مديريتي را اعمال ميكنند تا بتوانند بر روي افراد كنترل و نظارت داشته باشند و به هدفهاي سازمان نايل شوند. بنابراين، ساختار سلسله مراتبي كلاسيك در عصر فراصنعتي براي اداره كردن كتابخانه به كار برده ميشود (بريتون، 1988، ص 190). ساختار وظيفهاي بر مبناي تقسيم كتابخانه به بخشهاي مختلف از جمله فراهمآوري، فهرستنويسي، نمايهسازي موضوعي و ردهبندي و آمادهسازي فيزيكي كتابها و بخش امانات ميباشد (شونبرگ، 1989، ص 51).
دومين نوع ساختار استفاده شده در كتابخانهها، ساختار بخشي است كه به موجب آن، بخشها وظايف مشابهي در ارتباط با توليدات مختلف يا نواحي جغرافيايي مختلف انجام ميدهند (شونبرگ، 1989، ص 49).
سومين نوع ساختار، ساختار ماتريسي است كه به طور نظاممند، يك ساختار وظيفهاي با يك ساختار غيروظيفهاي تركيب ميشود. در حال حاضر اين نوع از ساختار سازماني زياد در كتابخانهها ديده نميشود. هر چند برخي از كتابخانهها در آن اصلاحاتي بوجود آوردهاند و بعضاً در كل كتابخانه يا در بخش خاصي از كتابخانه از آن استفاده ميكنند.
چهارمين نوع ساختار، ساختار پيوندي (26) است كه اصول ساختارهاي متفاوت را با هم تركيب ميكند.
در دنياي واقع و در سازمانهايي كه در اطراف خود مشاهده ميكنيم، در اغلب موارد تركيبي از انواع ساختارهاي پيش گفته به كار ميرود و هر سازماني در هر رده و هر شاخهاي از نمودار خود، با توجه به شرايط و نيازهايي كه وجود داشته، ساختار خاصي به كار ميبرد. مهم، درك اين نكته است كه ساختار سازماني يك قانون طبيعي و مقدس نيست، بلكه ابزاري است كه براي انجام بهتر كارها پذيرفته يا تغيير شكل داده ميشود.
بنيادهاي گروهبندي
شركتهاي صنعتي و بازرگاني معمولاً داراي شش شيوة گروهبندي هستند: بر مبناي تعداد، وظيفه، ناحية جغرافيايي، محصول، ارباب رجوع و فرايند. كتابخانهها داراي شيوههاي ديگر گروهبندي نيز هستند: بر مبناي موضوع و شكل مواد. هم كتابخانهها و هم سازمانهاي ديگر، اين شيوهها را با تركيبات مختلف در ايجاد ساختار پيوندي به كار ميگيرند.
گروهبندي بر مبناي تعداد<
کلمات کليدي : کتابخانه
|
